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"Papéis" sobre swaps destruídos antes do prazo

Os "papéis de trabalho" dos inspetores das Finanças que investigaram os contratos swaps não podiam ter sido destruídos ao fim de três anos.

Anabela Natário, João Silvestre e Mafalda Ganhão

Os documentos destruídos pela Inspeção-Geral de Finanças (IGF), essenciais para avaliar a atuação no caso dos swaps e que foram destruídos ao fim de três anos, deveriam ter ficado em arquivo pelo menos duas décadas. 

Estão em causa documentos que serviram de base para a elaboração de cinco dos oito relatórios de auditoria que a IGF realizou sobre o financiamento das empresas públicas no último trimestre de 2008. Foram inspecionadas seis empresas (Metros de Lisboa e Porto, CP, Carris, REFER e TAP) e também elaborados dois relatórios mais gerais (um prévio e outro de síntese). Apenas restam documentos de trabalho da Carris, CP e da síntese.  

A documentação, como é o caso, classificada como "controlo no âmbito do sector empresarial do Estado", segundo a Portaria nº525 de 2002, tem uma "fase ativa" de três anos, após o que deve "ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio", onde é obrigatório permanecer durante 17 anos.

No decorrer do processo de auditoria interna da IGF pedida por Maria Luis Albuquerque no final de maio, a cujo relatório o Expresso teve acesso, o inspetor que investigou o procedimento da IGF no caso dos swaps solicitou os chamados "papéis de trabalho", mas a resposta que obteve foi que, à exceção dos três casos referidos, estes tinham sido destruídos ao fim dos três anos.

O diretor operacional Heitor Agrochão, a quem cabe a responsabilidade do processo de destruição, caso esteja no prazo definido por lei, disse ao inspetor que conduziu a auditoria interna ter dado "instruções aos chefes de equipa para que os papéis de trabalho fossem destruídos a partir de três anos contados do despacho proferido pela tutela". 

A portaria 525/2002 define que "findos os prazos de conservação em fase ativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de seleção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio". 

Ainda que no artigo 8º se estipule a eliminação dos documentos "aos quais não for reconhecido valor arquivístico", a lei é clara quanto ao facto de esta implicar "o cumprimento dos respetivos prazos de conservação", definidos na tabela anexa à portaria, em que são definidos os prazos dos documentos conforme a sua classificação.

Os "papéis de trabalho" são suportes que servem de prova de que o trabalho dos auditores num processo de investigação. "São fundamentais para que a qualidade da ação possa ser avaliada, bem como para reconstituir o 'audit trail' da mesma por qualquer auditor externo", lê-se no manual de "Normas e Boas Práticas" da IGF em vigor desde 2008.