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Antes pelo contrário

daniel Oliveira (www.expresso.pt)

12 regras contra a reunite

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Se juntasse todas as reuniões que tive, as políticas, de movimentos cívicos em que me envolvi e das empresas onde trabalhei, numa única, sem pausas para refeições, cafés ou dormir, teria, segundo as minhas contas, mais de sete meses consecutivos de reunião. Ainda vou nos 43 anos.

Comecei o ativismo político e cívico cedo. Demasiado cedo. Por isso, quando comecei a trabalhar, também cedo, já vinha com muita tarimba de reunião. Chegado ao primeiro jornal onde trabalhei estava convencido que a "reunite" era problema de partidos e movimentos. Rapidamente descobri que não. Pelo contrário, as reuniões eram ainda mais longas, porque mal dirigidas, sem uma ordem de trabalhos, sem inscrições, sem tempo limite de intervenção, mais próximo de uma interminável conversa de café onde os apartes duram mais do que o que interessa. Inventou-se depois um nome para a reunião caótica: "brainstorming". Diz que dali nascem melhores ideias. Sendo certo que em encontros criativos eles são úteis, a maioria das vezes não são mais do que um termo pomposo para quem vai reunir sem saber bem para quê. Há também os "almoços de trabalho", que têm o condão de estragar a comida e a conversa. E, no Estado, há a mais maravilhosa das modalidades: "ir a despacho". Não consta que seja especialmente despachado.

Tentei fazer outra conta. Dos mais de sete meses de reunião que tive, quanto tempo foi realmente usado para apurar e tomar decisões e distribuir trabalho. Desconta-se o tempo sentado à frente de uma mesa à espera que todos cheguem e a conversa inicial, para "quebrar o gelo", até que alguém comece realmente a reunião. Vai quase um mês à vida. Depois, há as intermináveis intervenções de quem se está a ouvir a si próprio sem contribuir com uma única ideia ou opinião que tenha qualquer utilidade para o que se tem de decidir. Vão, à vontade, mais três meses para o galheiro. Por fim, juntam-se as redundâncias, em que as pessoas se limitam a repetir o que já foi dito - de preferência, o que foi dito pelo chefe, líder ou superior hierárquico. Sendo simpático, mais dois meses são desperdiçados. Sobra, em tempo útil, um mês de reunião. Ou seja, meio ano da minha vida foi atirado para o lixo. Devo dizer que terei, para a perda de tempo, dado o meu contributo.

Defendo a criação de um movimento contra a reunite. Que imponha 12 regras para ganhar tempo de vida para ter conversas inúteis apenas com os amigos e para trabalhar:

1. As pessoas só se devem encontrar à volta de uma mesa para trabalhar se isso for indispensável. Caso isso seja dispensável, apenas devem garantir o mínimo de encontros para que se estabeleçam relações de proximidade e se impeçam excesso de conversas informais para resolver problemas que exigem alguma formalidade.

2. Todas os assuntos que se possam resolver por telefone, mail ou skype devem ser tratados sem qualquer reunião.

3. As reuniões devem começar à hora marcada, com quem estiver, incluindo quando quem a deve dirigir se atrasa.

4. Nenhuma intervenção deve exceder os cinco minutos.

5. Qualquer interveniente que comece por dizer "vou ser breve" ou "posso dar só uma achega?" deve ser imediatamente interrompido e perder a sua vez. Vai seguramente demorar uma eternidade.

6. Qualquer intervenção redundante deve ser interrompida.

7. Qualquer intervenção sem conteúdo concreto deve ser interrompida.

8. Reuniões sem ordem de trabalhos devem ser banidas.

9. Quem fale de qualquer assunto que esteja fora do ponto da ordem de trabalhos deve ser imediatamente interrompido.

10. Quem não tenha notas à sua frente, que garantam que sabe o que vai dizer e não vai perder tempo a improvisar, deve ser impedido de falar.

11. Quem vá para uma reunião sem propostas concretas deve ser impedido de intervir nas reuniões seguintes e quem dirige uma reunião sem a ter preparado antes deve ser despromovido para a função de servir os cafés.

12. Almoços ou jantares de trabalho devem ser banidos.

A verdade é esta: a esmagadora maioria das pessoas não sabe reunir. E não sabe reunir porque não sabe falar. E quem não sabe falar não sabe estruturar uma ideia.

Desculpem este meu desabafo. Mas, passadas tantas horas (pelo menos 5.200 horas da minha vida), sabendo que não posso reaver mais de meio ano perdido na minha vida, gostava de não perder mais meio. Talvez a regra geral contra a reunite deva ser esta: quem gosta de reuniões não deve poder entrar numa. A primeira condição para uma reunião ser produtiva é a de todos quererem sair dela o mais depressa possível.