Siga-nos

Perfil

Expresso

A vida de saltos altos

Cuidado com os e-mails (pouco) profissionais

Ana Areal (sapato nº37) (www. expresso.pt)

A maneira como comunicamos profissionalmente nem sempre é a mais adequada, sobretudo no que toca à comunicação escrita. Não raras vezes surgem situações incómodas, fruto de más interpretações em que, regra geral, não há culpa do emissor, apenas ingenuidade ou desconhecimento de algumas regras básicas do formalismo neste tipo de interação.

Por isso mesmo, hoje decidi desviar-me um bocadinho dos temas mais direcionados para mulheres e aventurar-me a tentar auxiliar quem tem de escrever e-mails profissionais todos os dias, já que nos tempos que correm devemos preservar ao máximo a nossa competência profissional, nas grandes questões como nas mais rotineiras do quotidiano. Quanto mais não seja para evitar razões para integrar a lista dos "dispensáveis", nestes tempos em que cada vez mais tudo serve como desculpa (ao menos que não seja por uma comunicação descuidada).

Sendo os e-mails a forma escrita mais utilizada para comunicarmos profissionalmente, devemos ter em atenção alguns aspetos ou detalhes que podem fazer (e fazem) toda a diferença, no sentido de não haver mal-entendidos ou erros de interpretação por parte de quem recebe a mensagem.

Assimilar, interiorizar e aplicar estas formalidades simples pode fazer a diferença na nossa carreira ou negócio, já que são regras básicas deste género que, na composição de uma mensagem de e-mail, mostram o grau de profissionalismo quando se comunica num ambiente fora da esfera pessoal e familiar.

1 - Saudação e assunto

A saudação (a forma inicial como nos dirigimos ao recetor) deve ser sempre revestida de alguma formalidade (não em excesso). Independentemente da intimidade que já se tenha ou não preestabelecido com o destinatário, ser-se cauteloso é a regra. Imaginemos, por exemplo, a possibilidade de o recetor ter sido substituído temporariamente e, naturalmente, o seu e-mail é lido por outro profissional.

O assunto do e-mail deve ser uma informação relevante sobre o conteúdo da mensagem. O que constar neste campo pode influenciar, e muito, na prioridade de leitura dada pelo recetor. As palavras "urgente" ou "prioritário" são de evitar, pois a maior parte do "lixo" que chega à caixa do correio usa o mesmo recurso. Uma boa frase no campo do assunto é mais que suficiente para chamar a atenção para o mail. Por uma boa frase entende-se clareza, concisão e impacto. Há pessoas que nem imaginam como é simples perceber se se está a lidar com alguém competente (ou não) apenas pela leitura do campo "assunto". Veja este exemplo simples: "Urgente: ligação cortada", em vez de: "A ligação à Internet vai ser suspensa entre as 14h e as 16h de hoje". Ou este outro: "Troca de folga (prioritário)", em vez de: "Garantida substituição na minha ausência, aguardo apenas autorização". São só dois exemplos simples, mas o facto é que o quotidiano das empresas vive muito deste tipo de troca de informação, que entra pelo mesmo canal que a informação do exterior, logo, é preciso ser muito claro e escorreito.

2 - Recordando as regras de utilização dos campos CC e BCC (no original "Carbon Copy" e "Blind Carbon Copy")

Há muitas falhas na utilização destes campos. É exatamente por isso que decidi recordar com os leitores as regras essenciais na sua utilização.

Na linha de "CC" vão os endereços das pessoas que se quer estejam informadas sobre o assunto em causa, mas não se espera que respondam, embora o possam fazer, se assim o entenderem. Neste caso, todos os destinatários da mensagem ficam a saber que foi enviada com o conhecimento de terceiros.

No fundo, o "CC" pode, por exemplo, servir para se provar junto de outros elementos na empresa que se está a resolver (ou pelo menos a tentar) uma determinada situação.

No "To", em português, o campo "Para", devem constar estritamente as pessoas que estão a ser diretamente interpeladas sobre a matéria, ou seja, as que lidam com o assunto em causa e, por isso, podem ou devem responder.

Já no campo "BCC" devem colocar-se os endereços de pessoas que queremos que tenham conhecimento sobre o assunto sem os restantes interlocutores saberem. Ou seja, nenhum dos outros recetores fica a saber para quem foi enviado o e-mail, uma vez que não têm acesso a essa informação. No entanto, o uso deste campo é altamente desaconselhado, tendo sido responsável por situações altamente incómodas. Exemplo: quem recebeu o mail via "BCC" enganou-se e fez um "responder a todos", ou respondeu apenas a uma pessoa entre os recetores, denunciando assim que estava em "cópia cega". A alternativa mais segura é fazer um "Forward", um "reencaminhamento", em português.

3 - Estilo de redação

A ironia, trocadilhos ou ambiguidades jamais devem ser utilizados. O autocontrolo é fundamental na linguagem escrita. Lembre-se que o recetor vai ler e não ouvir. Opte pela clareza e concisão, usando uma escrita substantiva e não adjetiva. Tenha em mente que o que está escrito escrito está, com a agravante de ter a sua assinatura.

Tente ser claro e não dê margem para dúvidas no que pretende transmitir.

Não use smiles e evite as siglas que representem jargões técnicos próprios de outra língua, como, por exemplo "ASAP", que significa "As Soon As Possible". Lembre-se que este é um assunto profissional, logo, sério. Pode ter abordagens menos cinzentas, mas nunca como se se tratasse de algo pessoal ou familiar, pois se houver problemas até isso será tido em conta na hora de... pedir contas. Um e-mail de trabalho ou de negócios é o mesmo que um documento de trabalho ou de negócios.

4 - Gramática e tipo de letra

Em qualquer e-mail que envie tem de haver obrigatoriamente a utilização correta das normas gramaticais, bem como o cuidado na pontuação e ortografia (o tipo de letra utilizada deve ser dentro da normalidade), de preferência o que vem por defeito com o sistema, até para não perder tempo com essa questão.

O uso de um corretor ortográfico é recomendado e, por isso mesmo, se está a usar um webmail, é aconselhável escrever o texto previamente num processador que tenha corretor e, daí, copiá-lo para o campo do mail, tornando assim o envio mais seguro no que toca a possíveis gralhas ou outros erros.

5 - Anexos e assinaturas

Não raras vezes, são esquecidos os anexos anunciados na mensagem, o que provoca uma desagradável consequência: enviar uma segunda via do e-mail. Para que isso não aconteça, antes de começar a redigir texto, faça a anexação de todos os documentos que quer enviar. Além de evitar o esquecimento, quando está a referir-se-lhes na mensagem basta olhar para o campo dos anexos para poder escrever o nome dos mesmos. Por exemplo: "No anexo com o nome `vendas de outubro´ está a melhor justificação sobre a necessidade de aumentar rapidamente o stock".

A assinatura deve ser verificada na última etapa, antes de clicar no botão de envio. Se tem uma assinatura por defeito, deve lê-la com atenção regularmente para perceber se há informação desatualizada (mudança da extensão telefónica, etc.). Mesmo que tenha essa assinatura mais completa, não é descabido se nos e-mails internos colocar as suas iniciais no final. Mostra que sabe distinguir entre uma assinatura padrão para o exterior e uma menos informativa e mais quotidiana quando se dirige a colegas ou à estrutura da sua empresa.

Regra de ouro

Reler e rever sempre as mensagens antes de enviar. Grande parte dos e-mails são escritos à pressa devido aos ritmos de trabalho na empresa, à necessidade urgente de resposta e à quantidade de e-mails recebidos que é preciso escoar. É natural que surjam falhas nos procedimentos. Se tiver como regra de ouro reler e verificar tudo antes de enviar, pode crer que a probabilidade de más surpresas diminuirá em muito.

A Vida de Saltos Altos também está presente no Facebook. Na página desta popular rede social qualquer um pode ser fã deste blogue. Clique para visitar.

A Vida de Saltos Altos é presença assídua no Twitter, onde estão todos os posts deste blogue. Junte-se às pessoas que aí nos seguem. Clique para visitar.