Siga-nos

Perfil

Expresso

VIPP (Valorização da Imagem Pessoal e Profissional)

Cinco passos para acabar com a desculpa de que não tem tempo

Queixamo-nos que não temos tempo, que o tempo passa cada vez mais depressa e até dizemos que o dia devia ter mais horas. Por outro lado, não entendemos porque é que algumas pessoas têm tempo para tudo e nós não. A questão não está na quantidade de tempo que temos para utilizar, porque todos temos este recurso na mesma quantidade (24h/dia, nem mais, nem menos), mas sim na forma como o gerimos e organizamos.

Porque o sucesso pessoal e profissional começa com uma boa gestão do tempo, ficam aqui alguns passos essenciais para gerir o seu tempo com eficácia:

1. Analise a utilização do tempo

Tome consciência da forma como está a utilizar o seu tempo pessoal e profissional. Para isso, identifique todas as dimensões que fazem parte da sua vida (ex.: família, amigos, trabalho, lazer...) e procure perceber qual o seu grau de satisfação em relação a cada uma delas, utilizando para o efeito uma escala de 1 (muito insatisfeito) a 10 (muito satisfeito/a). Afinal, como está a utilizar o seu tempo? Que conclusões tira do resultado que obteve? Gostaria de utilizar o tempo de outra forma em alguma dimensão? Ou em todas as dimensões?

Não avance para o próximo passo sem antes conhecer os seus principais desperdiçadores de tempo pois eles condicionam os seus resultados. Liste tudo o que o faz perder tempo desnecessariamente, quer dependa de si (perfeccionismo, falta de organização, incapacidade para saber dizer não, etc.), quer dependa dos outros ou até das circunstâncias (interrupções telefónicas frequentes, colegas que não respeitam prazos, trânsito, falha de equipamentos, etc.).  Desta forma, será mais fácil encontrar soluções e desenvolver novos comportamentos que evitem "perdas de tempo". Por exemplo, se está a fazer um relatório e não o termina porque todos os dias procura melhorá-lo, talvez esteja a procurar a perfeição quando ela não existe, verdade? Coloque um prazo para fechar esse relatório.

2. Clarifique os seus objectivos

Já não é a primeira vez que falamos disto aqui no VIPP mas este é um passo inevitável no processo de gestão do tempo. Aproveite o resultado da análise que fez no ponto anterior para definir três grandes objectivos para cada dimensão da sua vida. Para isso, tenha em mente a seguinte pergunta: o que gostaria de alcançar?

Apesar de existirem muitas teorias sobre como definir objectivos, prefiro a que se resume em três etapas: definir claramente as metas a alcançar, colocar um prazo aceitável para o seu alcance e traçar um plano de acção. Invista algum tempo a escrever os objectivos para que estejam sempre presentes e funcionem como guias de acção, sem nunca esquecer que podem ter que ser reformulados com o passar do tempo.

3. Estabeleça prioridades

Antes de organizar o seu tempo em função dos seus objectivos, e porque no dia-a-dia somos tentados a realizar inúmeras tarefas, estabeleça as suas prioridades para que utilize o seu tempo com o que é realmente importante e, sempre que possível, sem sentido de urgência.

A ideia é estar consciente dos quatro quadrantes de Roger e Rebecca Merril para tomar as decisões certas. As tarefas "importantes e urgentes" tem que ser realizadas rapidamente, caso contrário as consequências pode ser prejudiciais, as tarefas "importantes mas não urgentes" são aquelas que temos que realizar sem pressão do tempo, ainda assim não devemos adiá-las pois correm o risco de passar para o quadrante anterior. Por fim, aparecem as tarefas "não importantes mas urgentes" que tomam uma grande parte do nosso tempo mas que não contribuem para o cumprimento dos nossos objectivos, pelo que devemos livrar-nos delas logo que possível, e as tarefas "não importantes e não urgentes" que nem deviam de existir.

4. Faça um bom planeamento

São muitas as ferramentas que pode utilizar para planear o seu tempo. Uns preferem listas, outros optam por agendas ou outros suportes. Acima de tudo, deve escolher a ferramenta que melhor se adequa a si e com a qual se sente confortável. Já vi muitas pessoas a comprarem uma agenda e a dizer "agora é que me vou organizar bem", depois utilizam-na a primeira semana e nunca mais olham para ela.

Independentemente da ferramenta que vai utilizar, procure anotar os compromissos e obrigações de curto, médio e longo prazo, reservar tempo para pensar e para si e, ainda, ver/rever o plano com frequência.

5. Avalie o processo

Por fim, monitorize os seus resultados no final de cada dia, semana, mês ou ano. Essa é a melhor forma de melhorar continuamente a gestão do seu tempo.

De que está à espera?

Comece já a planear o seu tempo e seja implacável com o que deseja fazer com este recurso que só lhe pertence a si. Mãos à obra!