23 de abril de 2014 às 23:57
Página Inicial  ⁄  Blogues  ⁄  Antes pelo contrário  ⁄  12 regras contra a reunite

12 regras contra a reunite

daniel Oliveira (www.expresso.pt)

Se juntasse todas as reuniões que tive, as políticas, de movimentos cívicos em que me envolvi e das empresas onde trabalhei, numa única, sem pausas para refeições, cafés ou dormir, teria, segundo as minhas contas, mais de sete meses consecutivos de reunião. Ainda vou nos 43 anos.

Comecei o ativismo político e cívico cedo. Demasiado cedo. Por isso, quando comecei a trabalhar, também cedo, já vinha com muita tarimba de reunião. Chegado ao primeiro jornal onde trabalhei estava convencido que a "reunite" era problema de partidos e movimentos. Rapidamente descobri que não. Pelo contrário, as reuniões eram ainda mais longas, porque mal dirigidas, sem uma ordem de trabalhos, sem inscrições, sem tempo limite de intervenção, mais próximo de uma interminável conversa de café onde os apartes duram mais do que o que interessa. Inventou-se depois um nome para a reunião caótica: "brainstorming". Diz que dali nascem melhores ideias. Sendo certo que em encontros criativos eles são úteis, a maioria das vezes não são mais do que um termo pomposo para quem vai reunir sem saber bem para quê. Há também os "almoços de trabalho", que têm o condão de estragar a comida e a conversa. E, no Estado, há a mais maravilhosa das modalidades: "ir a despacho". Não consta que seja especialmente despachado.

Tentei fazer outra conta. Dos mais de sete meses de reunião que tive, quanto tempo foi realmente usado para apurar e tomar decisões e distribuir trabalho. Desconta-se o tempo sentado à frente de uma mesa à espera que todos cheguem e a conversa inicial, para "quebrar o gelo", até que alguém comece realmente a reunião. Vai quase um mês à vida. Depois, há as intermináveis intervenções de quem se está a ouvir a si próprio sem contribuir com uma única ideia ou opinião que tenha qualquer utilidade para o que se tem de decidir. Vão, à vontade, mais três meses para o galheiro. Por fim, juntam-se as redundâncias, em que as pessoas se limitam a repetir o que já foi dito - de preferência, o que foi dito pelo chefe, líder ou superior hierárquico. Sendo simpático, mais dois meses são desperdiçados. Sobra, em tempo útil, um mês de reunião. Ou seja, meio ano da minha vida foi atirado para o lixo. Devo dizer que terei, para a perda de tempo, dado o meu contributo.

Defendo a criação de um movimento contra a reunite. Que imponha 12 regras para ganhar tempo de vida para ter conversas inúteis apenas com os amigos e para trabalhar:

1. As pessoas só se devem encontrar à volta de uma mesa para trabalhar se isso for indispensável. Caso isso seja dispensável, apenas devem garantir o mínimo de encontros para que se estabeleçam relações de proximidade e se impeçam excesso de conversas informais para resolver problemas que exigem alguma formalidade.

2. Todas os assuntos que se possam resolver por telefone, mail ou skype devem ser tratados sem qualquer reunião.

3. As reuniões devem começar à hora marcada, com quem estiver, incluindo quando quem a deve dirigir se atrasa.

4. Nenhuma intervenção deve exceder os cinco minutos.

5. Qualquer interveniente que comece por dizer "vou ser breve" ou "posso dar só uma achega?" deve ser imediatamente interrompido e perder a sua vez. Vai seguramente demorar uma eternidade.

6. Qualquer intervenção redundante deve ser interrompida.

7. Qualquer intervenção sem conteúdo concreto deve ser interrompida.

8. Reuniões sem ordem de trabalhos devem ser banidas.

9. Quem fale de qualquer assunto que esteja fora do ponto da ordem de trabalhos deve ser imediatamente interrompido.

10. Quem não tenha notas à sua frente, que garantam que sabe o que vai dizer e não vai perder tempo a improvisar, deve ser impedido de falar.

11. Quem vá para uma reunião sem propostas concretas deve ser impedido de intervir nas reuniões seguintes e quem dirige uma reunião sem a ter preparado antes deve ser despromovido para a função de servir os cafés.

12. Almoços ou jantares de trabalho devem ser banidos.

A verdade é esta: a esmagadora maioria das pessoas não sabe reunir. E não sabe reunir porque não sabe falar. E quem não sabe falar não sabe estruturar uma ideia.

Desculpem este meu desabafo. Mas, passadas tantas horas (pelo menos 5.200 horas da minha vida), sabendo que não posso reaver mais de meio ano perdido na minha vida, gostava de não perder mais meio. Talvez a regra geral contra a reunite deva ser esta: quem gosta de reuniões não deve poder entrar numa. A primeira condição para uma reunião ser produtiva é a de todos quererem sair dela o mais depressa possível.

Comentários 35 Comentar
ordenar por:
mais votados ▼
Daniel, o regulador estéril
O Daniel vem hoje inexplicavelmente afirmar que não gosta de reuniões, de qualquer género que seja. Candidamente diz ainda que já perdeu muito tempo da sua vida em reuniões. Como é Daniel? O teu ex-PCP e BE não sabem fazer reuniões? Como podes dizer isso?
Não notaste que o PCP, em geral, até é muito bom a fazer reuniões?
É facil de chegar à conclusão que ainda não entendeste qual é o objectivo de uma reunião.
Tens ainda, uma noção completamente deslocada de Brainstorming e do que tu chamas "ir a despacho".

Enfim, muitas das maleitas e problemas que padecem as reuniões em que estiveste, fazem lembrar um certo comentador de um programa de TV de Sábado à noite que sofre exactamente do que tu te queixas; Alonga-se desmesuradamente, é redundante, tem intervensõas de conteúdo limitado, tendencioso e sempre previsível, contínua derivação e introdução de entropia à ordem estabelecida. Sabes muito bem a quem é que me estou a referir, não é?
E só mais uma coisa, as tuas doze regras são básicas e triviais, não trazes nada de novo e pensas que são os outros que não as conseguem cumprir, que presunção da tua parte!
Re: Daniel, o regulador estéril Ver comentário
Re: Daniel, o regulador estéril Ver comentário
Re: Daniel, o regulador estéril Ver comentário
Re: Daniel, o regulador estéril Ver comentário
Como aprender a deixar de se preocupar e ... Ver comentário
Excelente artigo DO
Excelente artigo DO

oreivaivestido.blogspot.com
Em metade dos pontos:
Nem vou questionar a pontualidade, pois isso faz parte da boa educação. Eu dou uma tolerância de 10-15 min. Mais do que isso, já não tolero.
1) Definir claramente qual o objectivo da reunião: sentar-se para debater um assunto sem se chegar a conclusão nenhuma é o apanágio de muitos "reunidores".
2) definir claramente a duração da reunião. Isso ajudará as pessoas a serem mais objectivos.
3) Preparar antecipadamente as reuniões (tanto quanto possível). Quem não vai preparado, na maior parte dos casos, só lá vai perder tempo e fazer perder tempo aos outros.
4) Quando um fala, os outros ouvem. Em Portugal, todos queremos falar ao mesmo tempo. Basta ver os debates na TV para ter uma bitola da generalidade das reuniões em Portugal.
5) Toda a reunião deve ter um líder, um moderador. Ele é que impõe o ritmo e se assegura que não há desvios nos pontos anteriores.
6) Finalmente, não existe nenhuma boa reunião sem um "de-briefing". Idealmente no final da reunião, para verificar se todos estão de acordo com a conclusão e respectivo envio do "de-briefing" aos participantes (para evitar os esquecidos e os "distraídos".
Re: Em metade dos pontos: Ver comentário
Caro DO:

É só para dizer que não tenho nada a dizer.
Concordar a 100% com uma crónica é algo tão raro que fico por aqui e nem vou acrescentar as 2 ou 3 regras que me parece terem-lhe escapado porque não está na ordem de trabalhos.

Obrigado por denunciar o maior flagelo europeu desde a 2ª guerra.
Só prova que não sabem reunir
Não se fazem reuniões por fazer.

Uma reunião tem de ter um motivo, uma agenda, intervenções com tempos marcados, lista de distribuição da acta e - muito importante - acções esperadas com responsáveis por cada acto.
E datas para os resultados.

Sem isto, nem vale a pena fazer reuniões.

Ah, e começar a horas.
Quem está, está.
Quem se atrasa não entra.

Já me vim embora de salas passado 15 minutos por falta de quorum: no século XXI e tendo as pessoas relógios e telemóveis artilhados, os atrasos são inaceitáveis.

E reuniões sem agenda não faço.
Não são necessárias se não há tema a tratar.

Bons princípios
Concordo com o autor, são bons princípios os que enuncia, pois a loucura das reuniões por tudo e por nada grassa num setor da AP que conheço, sendo a coisa mais inútil que existe, por se traduzirem numa pura perda de tempo. Servem apenas para os responsáveis "delegarem" nos subordinados a culpa se algo corre mal, se no final a coisa resultar o "pai da criança" é o dirigente.
-regras-contra-a-reunite
A maior parte das reuniões fazem tanta falta com falta fazem os submarinos, que por acaso segundo o noticiado o único suspeito de fraude foi ilibado, apesar de na Alemanha haver dois culpados com pena suspensa por dois anos. O mais interessante é que no Freeport os dois arguidos foram ilibados, mas veja-se só que conseguiram encontrar indícios e suspeitos que nem estavam a ser julgados. Eu nem quero dizer que isto é a Justiça que merecemos, mas é a Justiça que temos. É caso para dizer que quem se mete com ela leva e Sócrates ousou retirar as férias judiciais. Vasco Santana dizia que chapéus há muito, palerma. A maior parte das reuniões são uma palermice e feitas por palermas. As que são feitas pelos professores vezes sem conta, gostaria de saber em que é que contribuem para o bem do ensino e dos alunos a maioria delas. As de condomínio além de lavar roupa suja, acabam por ter na maioria dos casos os mesmos efeitos. Quanto ás outras nem vou falar, mas que é bom lembrar, que servem para chatear e para os mesmos se porem em evidência.

viriatoapedrada.blogspot.pt/2012/05/diga-socrates-e-tudo-se-resolvera.html

viriatoapedrada.blogspot.pt/2012/03/justica-em-portugal-finalmente.html

viriatoapedrada.blogspot.pt/2012/06/bpn-fraude-sem-castigo.html

viriatoapedrada.blogspot.pt/2012/07/relvas-politica-maconaria-e-ensino.html
Daniel Oliveira vai de férias!
Ainda bem.Já agora leve o Louçã!
Está a dar uma de Dogbert, Daniel?
Está a dar uma de Scott Adams, Daniel?

Considerando o meu sistema de valores, é o maior elogio que lhe posso fazer por esta divertida e genial crónica. Com alguma pena minha, não posso contribuir tanto para os comentários neste momento como outras ocasiões, mas isso não me impede de agradecer uma boa peça quando a vejo.

Obrigado!
atãe e sobre a cronite?
ó sr. daniel , atãoe e qd é que escrebe uma cronica sobre a conite? q é aquela doenca das pessauas que escrebem escrebem assim como se fossem lençois cheios de letras e palavras e nãoe dizem nada? hã?
Reunite...


Daniel, não podia estar mais de acordo, embora aquela sua crónica "Falem muito. Sempre" possa servir de desculpa para os mais entusiasmados.

Regra 13:
Tenham sempre um sudoku à mão.

Já agora, deixo uma citação de um livro genial, JPod do Douglas Coupland:

"Here’s my theory about meetings and life: the three things you can’t fake are erections, competence and creativity. That’s why meetings become toxic — they put uncreative people in a situation in which they have to be something they can never be. And the more effort they put into concealing their inabilities, the more toxic the meeting becomes."

Re: Reunite... Ver comentário
Frei Daniel, finalmente uma crónica.
Uma verdadeira crónica, sem partidarite à mistura, interessante e pertinente, concorde-se a 100% ou não. Embora também ache que não lhe seja alheia a sua experiência de “centralismo democrático” versus o “pluralismo” das reuniões do Bloco, das quais não falou especificamente, mas podia. No entanto o saldo é positivo. Parabéns.
DO finalmente ao lado dos patrões.
Gostei da cronica de DO em especial por vê-lo em defesa dos interesses das entidades patronais, pugnando pela maior produtividade dos seus trabalhadores. Ainda cometeu o erro de considerar como suas as perdas de tempo com reuniões, sabendo que as mesmas foram-lhe pagas pela entidade patronal, mas apesar disso nota-se que algo está a mudar.
Re: DO finalmente ao lado dos patrões. Ver comentário
Re: DO finalmente ao lado dos patrões. Ver comentário
Re: DO finalmente ao lado dos patrões. Ver comentário
Re: DO finalmente ao lado dos patrões. Ver comentário
DO
Pronto vou acabar com os sindicatos deste país.
Re: DO Ver comentário
Então e acta da reunião DO?
Ah pois. Muitas reuniões são um mera perda de tempo porque no final não é elaborada acta (*) com um sumário das conclusões e (importantíssimo...) lista de actividades a realizar, responsáveis e datas-objectivo. Numa reunião até pode ter havido "batatada" mas se, no final, houver um boa síntese com uma "to do list" bem eleborada, clara, objectiva terá valido a a pena.

A não existência de acta poderá significar precisamente (à parte a incompetência do coordenador ...) que a reunião nem sequer devia ter existido!

(*) a acta não tem de ser um documento formal complicado: pode ser um texto muito simples enviado posteriomente por email a todos os participantes.O únicos requisitos: clareza, objectividade, sem ambiguidades quanta a tarefas e responsabilidades.
Re: Então e acta da reunião DO? Ver comentário
PUBLICIDADE
Expresso nas Redes
Pub